Najem okazjonalny – kiedy ma sens przy wynajmie mieszkania w Katowicach
Cel tej formy umowy: zabezpieczenie procedury zwrotu lokalu
Najem okazjonalny to szczególny rodzaj umowy najmu lokalu mieszkalnego. Nie polega wyłącznie na tym, że najemca idzie do notariusza i podpisuje dokument. Kluczowe jest połączenie prawidłowo skonstruowanej umowy, wymaganych załączników oraz późniejszego zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego. Dopiero komplet tych elementów pozwala wynajmującemu korzystać z rozwiązań przewidzianych dla najmu okazjonalnego. [3]
Najważniejszym zabezpieczeniem jest oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji, sporządzane w formie aktu notarialnego. Najemca zobowiązuje się w nim do opróżnienia i wydania konkretnego mieszkania po zakończeniu albo rozwiązaniu umowy. Podstawą prawną takiego aktu jest co do zasady art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego. Dokument może ułatwić właścicielowi odzyskanie lokalu, jeżeli najemca nie wyprowadzi się dobrowolnie po ustaniu stosunku najmu.
Mechanizm ten nie oznacza jednak „natychmiastowej eksmisji”. Wynajmujący nie może samodzielnie wymienić zamków, odłączyć mediów, wynieść rzeczy najemcy ani wejść do mieszkania pod jego nieobecność. Po zakończeniu umowy trzeba zachować procedurę określoną w przepisach, w tym skierować do najemcy formalne żądanie opróżnienia lokalu. Jeżeli najemca nadal nie opuszcza mieszkania, właściciel występuje do sądu o nadanie aktowi notarialnemu klauzuli wykonalności, a następnie może skierować sprawę do komornika.
W praktyce najem okazjonalny ma ograniczać ryzyko długotrwałego odzyskiwania mieszkania po zakończonym najmie. Jest to szczególnie istotne przy wynajmie mieszkania w centrum Katowic, gdzie właściciel może planować kolejną umowę, sprzedaż lokalu albo powrót do własnego mieszkania po okresie najmu. Zabezpieczenie działa jednak tylko wtedy, gdy dokumenty są spójne, poprawnie podpisane i złożone we właściwej kolejności.
Kto może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego
Najem okazjonalny może zawrzeć przede wszystkim osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Wynajmującym może być właściciel mieszkania, współwłaściciel albo osoba dysponująca odpowiednim tytułem prawnym do lokalu, o ile może skutecznie oddać go do używania najemcy.
Umowa musi dotyczyć lokalu służącego zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych. Nie będzie więc właściwą formą dla najmu typowo biurowego, magazynowego czy usługowego. Istotne jest również to, że umowa najmu okazjonalnego powinna zostać zawarta na czas oznaczony, zasadniczo nie dłuższy niż 10 lat.
Typowy przykład dotyczy właściciela dwupokojowego mieszkania w Śródmieściu Katowic, który chce wynająć lokal na 12 miesięcy studentowi, pracownikowi kontraktowemu lub osobie przenoszącej się do miasta z innego województwa. Strony ustalają czas trwania najmu, czynsz, opłaty, kaucję i zasady zdania mieszkania. Najemca wskazuje adres, pod który będzie mógł się przenieść po zakończeniu najmu, a następnie składa oświadczenie notarialne.
Przy kilku najemcach, na przykład parze wspólnie wynajmującej mieszkanie, bezpiecznym rozwiązaniem jest ustalenie z kancelarią, czy każde z nich powinno złożyć własne oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Jeżeli obie osoby są stronami umowy i mają mieszkać w lokalu, dokumentacja powinna jasno obejmować ich sytuację. Nie należy zakładać, że akt podpisany przez jedną osobę automatycznie zabezpiecza obowiązki drugiej.
Kiedy rozważyć inną formę umowy
Najem okazjonalny nie zawsze będzie praktyczny. Największą przeszkodą po stronie najemcy bywa konieczność wskazania lokalu, do którego mógłby się przenieść po zakończeniu najmu. Osoby świeżo po przeprowadzce do Katowic, cudzoziemcy, studenci bez rodziny w Polsce albo najemcy niemający bliskich dysponujących mieszkaniem mogą mieć realny problem z uzyskaniem takiego adresu i wymaganej zgody.
Ta forma najmu nie pasuje również do sytuacji, w której wynajmujący prowadzi działalność gospodarczą polegającą na wynajmowaniu lokali. W takim przypadku trzeba przeanalizować, czy zastosowanie ma najem instytucjonalny. To odrębna konstrukcja prawna, przeznaczona dla przedsiębiorców, z innymi wymogami formalnymi i innym zakresem dokumentów.
Najmu okazjonalnego nie należy też traktować jako prostego dodatku do umowy zawartej na czas nieokreślony. Czas oznaczony jest jednym z warunków tej konstrukcji. Jeżeli strony chcą pozostawić sobie pełną swobodę wypowiedzenia bez określonej daty końcowej, powinny sprawdzić, czy zwykła umowa najmu nie będzie bardziej adekwatna.
Uwaga: odmowa podpisania najmu okazjonalnego nie świadczy automatycznie o nierzetelności najemcy. Często wynika po prostu z braku możliwości wskazania lokalu zastępczego. Właściciel i najemca powinni ustalić tę kwestię przed uzgodnieniem terminu u notariusza, a nie w dniu podpisywania umowy.
Dokumenty potrzebne przed wizytą u notariusza – kompletowanie krok po kroku
Umowa najmu z kluczowymi ustaleniami
Wizyta u notariusza dotyczy przede wszystkim oświadczenia najemcy, ale akt musi odnosić się do konkretnego stosunku najmu i konkretnego lokalu. Z tego powodu projekt umowy najmu okazjonalnego należy przygotować wcześniej. Nie musi być on zawsze podpisany przed wizytą, lecz jego treść powinna być gotowa, jednoznaczna i zgodna z danymi wpisywanymi do aktu notarialnego.
Umowa powinna dokładnie identyfikować strony oraz mieszkanie. Sam zapis „lokal w Katowicach” nie wystarczy. Potrzebne są pełny adres, numer lokalu, a w razie potrzeby także oznaczenie budynku, kondygnacji, komórki lokatorskiej, miejsca postojowego lub innych pomieszczeń oddanych do używania. Jeżeli najem obejmuje garaż albo miejsce w hali, dobrze opisać je osobno, nawet jeśli nie są objęte samym oświadczeniem o opróżnieniu lokalu mieszkalnego.
Dokument powinien wskazywać czas trwania najmu, wysokość czynszu, termin zapłaty, rachunek bankowy lub inną uzgodnioną formę płatności, wysokość kaucji oraz zasady jej rozliczenia. Przy mieszkaniach w centrum Katowic szczególnie ważne jest rozdzielenie czynszu najmu od opłat ponoszonych na rzecz wspólnoty, spółdzielni, dostawców prądu, internetu, wody i ogrzewania. Takie rozróżnienie ogranicza późniejsze spory o to, czy podwyższona zaliczka administracyjna była częścią czynszu, czy kosztem eksploatacyjnym.
Praktyczny zapis powinien precyzować, kto i w jakim terminie przekazuje odczyty liczników, rozlicza niedopłaty, przedstawia rachunki oraz zwraca nadpłaty. Warto też opisać termin wydania lokalu i sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego. Protokół nie jest formalnym załącznikiem wymaganym wyłącznie dla najmu okazjonalnego, ale stanowi ważny dowód stanu mieszkania, wyposażenia i liczników.
Trzy załączniki charakterystyczne dla najmu okazjonalnego
Ustawa przewiduje zestaw dokumentów, bez których umowa nie będzie spełniała warunków najmu okazjonalnego. Pierwszym jest oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji oraz zobowiązaniu do opróżnienia i wydania lokalu po ustaniu najmu. To właśnie ten dokument jest najczęściej określany jako „oświadczenie do najmu okazjonalnego” lub „akt 777”. [4]
Drugim elementem jest wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie wykonania obowiązku opróżnienia wynajmowanego mieszkania. Chodzi o rzeczywisty adres, a nie ogólną deklarację, że najemca „wróci do rodziny”. Oświadczenie powinno umożliwiać jednoznaczną identyfikację lokalu zastępczego.
Trzecim dokumentem jest oświadczenie właściciela lokalu zastępczego albo osoby posiadającej tytuł prawny do tego lokalu, że wyraża zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących. Ustawa pozwala wynajmującemu żądać, aby podpis pod takim oświadczeniem był poświadczony notarialnie. To nie jest to samo co sporządzenie pełnego aktu notarialnego. Poświadczenie podpisu oznacza, że notariusz potwierdza fakt złożenia podpisu przez daną osobę albo uznania podpisu za własny. [2]
Osoba udzielająca zgody powinna być rzeczywiście uprawniona do dysponowania lokalem. Jeżeli lokal zastępczy należy do kilku współwłaścicieli, warto wyjaśnić przed podpisaniem dokumentów, czy zgoda powinna pochodzić od wszystkich osób. Analogiczna ostrożność jest potrzebna, gdy lokal jest wynajmowany, użyczony lub objęty prawem dożywocia. Sama deklaracja członka rodziny nie zawsze będzie wystarczająca, jeśli nie ma on tytułu prawnego pozwalającego udostępnić mieszkanie.
Dane i materiały, które przyspieszają sporządzenie aktu
Przed rezerwacją terminu w kancelarii notarialnej w Katowicach dobrze jest przygotować zestaw danych w jednym pliku lub wiadomości e-mail. Ułatwia to kancelarii ocenę sprawy, przygotowanie projektu aktu i przedstawienie kosztów. Niektóre kancelarie proszą o dokumenty z wyprzedzeniem, inne ustalają dane telefonicznie, ale wcześniejsze zebranie informacji ogranicza ryzyko przesunięcia wizyty.
Jeśli chcesz pogłębić ten wątek, sprawdź też: Parkowanie w strefie A i B w Katowicach a meldunek najemcy: jak uzyskać kartę mieszkańca?.
- dowód osobisty albo paszport najemcy składającego oświadczenie;
- imię, nazwisko, adres i podstawowe dane wynajmującego;
- dokładny adres wynajmowanego mieszkania;
- projekt umowy najmu okazjonalnego albo co najmniej jej kluczowe postanowienia;
- adres lokalu zastępczego wskazywanego przez najemcę;
- dane osoby wyrażającej zgodę na zamieszkanie w lokalu zastępczym;
- informacje o liczbie osób, które mają zamieszkiwać z najemcą;
- numer księgi wieczystej, jeśli kancelaria go wymaga do przygotowania dokumentu lub weryfikacji danych.
Numer księgi wieczystej nie zawsze jest konieczny do samego aktu o poddaniu się egzekucji, lecz kancelaria może poprosić o dodatkowe informacje zależnie od treści dokumentów. Nie należy zgadywać danych dotyczących adresu, numeru działki, oznaczenia budynku czy nazwiska właściciela lokalu zastępczego. Każdą rozbieżność lepiej wyjaśnić przed sporządzeniem aktu.
Jak wygląda wizyta u notariusza w Katowicach
Krok 1: umówienie terminu i przesłanie danych do kancelarii
Najlepiej skontaktować się z wybraną kancelarią notarialną jeszcze przed ostatecznym wyznaczeniem dnia podpisania umowy najmu. W rozmowie lub wiadomości e-mail warto od razu wskazać, że chodzi o oświadczenie najemcy do najmu okazjonalnego. Dzięki temu kancelaria może poinformować, jakie dane chce otrzymać wcześniej oraz czy możliwe będzie wykonanie dodatkowej czynności, takiej jak poświadczenie podpisu osoby udostępniającej lokal zastępczy.
Praktycznym rozwiązaniem jest przesłanie kancelarii projektu umowy oraz danych stron przed wizytą. Notariusz lub pracownik kancelarii może wtedy przygotować projekt aktu i wychwycić podstawowe niespójności, na przykład różnicę między numerem mieszkania wpisanym do umowy a numerem podanym w oświadczeniu najemcy.
Przy rezerwacji terminu warto ustalić cztery kwestie:
- kto powinien stawić się osobiście w kancelarii;
- czy najemca ma przynieść wydrukowany projekt umowy, czy wystarczy wersja elektroniczna;
- czy zgoda dotycząca lokalu zastępczego będzie podpisywana lub poświadczana w tej samej kancelarii;
- ile wypisów aktu będzie potrzebnych po zakończeniu czynności.
W Katowicach terminy mogą być dostępne nawet szybko, ale nie warto zostawiać formalności na dzień przekazania kluczy. Jeśli okaże się, że brakuje zgody właściciela lokalu zastępczego albo dane w dokumentach są niezgodne, podpisanie umowy może się przesunąć.
Krok 2: potwierdzenie tożsamości i sprawdzenie dokumentów
W dniu wizyty najemca powinien mieć przy sobie ważny dokument tożsamości. Notariusz potwierdza dane osoby składającej oświadczenie i porównuje je z informacjami przygotowanymi do aktu. Warto sprawdzić wcześniej, czy dowód osobisty nie utracił ważności oraz czy nazwisko, adres i numer dokumentu są aktualne.
Notariusz weryfikuje także informacje potrzebne do prawidłowego oznaczenia wynajmowanego mieszkania i stosunku najmu. Nie chodzi o badanie opłacalności umowy ani ocenę stanu technicznego lokalu, lecz o przygotowanie dokumentu w sposób pozwalający jednoznacznie ustalić, czego dotyczy oświadczenie.
Na tym etapie należy szczególnie uważnie sprawdzić:
- imię i nazwisko najemcy, w tym poprawność drugiego imienia, jeżeli widnieje w dowodzie;
- adres wynajmowanego lokalu wraz z numerem budynku i numerem mieszkania;
- oznaczenie wynajmującego zgodne z projektem umowy;
- adres lokalu wskazanego jako miejsce możliwego zamieszkania po zakończeniu najmu;
- liczbę osób, które mają mieszkać z najemcą, jeżeli zostały wskazane w dokumentacji;
- czas, na który strony zawierają umowę najmu.
Ostrzeżenie: nie należy podpisywać aktu z błędnym adresem lub nieaktualnym oznaczeniem lokalu zastępczego tylko po to, aby „zdążyć z umową”. Poprawienie dokumentu później może wymagać kolejnej wizyty i ponownego poniesienia kosztów notarialnych.
Krok 3: odczytanie aktu i złożenie podpisu
Po przygotowaniu dokumentu notariusz odczytuje akt notarialny albo umożliwia jego dokładne zapoznanie się z treścią przed podpisaniem. To moment, w którym najemca powinien zgłosić wszelkie pytania dotyczące zapisów, danych stron i wskazanego adresu.
Nie warto ograniczać się do pobieżnego sprawdzenia pierwszej strony. Szczególnej uwagi wymagają fragmenty dotyczące oznaczenia wynajmowanego mieszkania, terminu obowiązywania umowy oraz danych lokalu, do którego najemca ma możliwość się przenieść. Jeżeli najemcą jest para lub kilka osób, trzeba upewnić się, że dokumenty obejmują właściwe osoby zgodnie z ustaleniami z kancelarią i treścią umowy.
Po odczytaniu i zaakceptowaniu treści najemca podpisuje akt w obecności notariusza. Podpis jest składany na dokumencie notarialnym, a notariusz dokonuje wymaganych podpisów i czynności formalnych. Właściciel wynajmowanego mieszkania nie zawsze musi uczestniczyć w tej części wizyty, ponieważ oświadczenie składa najemca. W praktyce jego obecność może jednak ułatwić szybkie wyjaśnienie wątpliwości dotyczących umowy lub danych lokalu.
Krok 4: poświadczenie podpisu pod zgodą na lokal zastępczy
Jeżeli wynajmujący oczekuje notarialnego poświadczenia podpisu osoby udostępniającej lokal zastępczy, taka osoba powinna zgłosić się do kancelarii z dokumentem tożsamości i przygotowanym oświadczeniem. Może to nastąpić przy tej samej wizycie co podpisanie aktu przez najemcę albo w innym terminie.
Osoba podpisująca zgodę powinna przeczytać jej treść przed złożeniem podpisu. Dokument musi jasno wskazywać, komu i w jakim lokalu zezwala się zamieszkać. Jeżeli zgoda obejmuje również osoby mieszkające z najemcą, ich dane albo sposób ich oznaczenia powinny odpowiadać dokumentacji najmu.
Poświadczenie podpisu nie zastępuje sprawdzenia, czy osoba udzielająca zgody rzeczywiście może dysponować lokalem. Jeżeli istnieją wątpliwości co do współwłasności, prawa do mieszkania lub reprezentacji innej osoby, należy wyjaśnić je przed wizytą. Kancelaria może poprosić o dodatkowe dokumenty albo wskazać potrzebę uzupełnienia oświadczenia.
Ile kosztuje oświadczenie do najmu okazjonalnego
Koszt wizyty zależy od zakresu czynności. Inna będzie cena samego aktu notarialnego obejmującego oświadczenie najemcy, a inna całej obsługi, gdy strony zamawiają również dodatkowe wypisy, poświadczenie podpisu pod zgodą dotyczącą lokalu zastępczego albo kilka odrębnych oświadczeń dla kilku najemców. [1]
Przed umówieniem terminu warto poprosić kancelarię o podanie łącznego orientacyjnego kosztu, z uwzględnieniem:
- sporządzenia aktu notarialnego;
- podatku VAT od czynności notarialnej;
- opłaty za wypisy aktu;
- ewentualnego poświadczenia podpisu pod zgodą właściciela lokalu zastępczego;
- kosztu dodatkowych dokumentów, jeśli najemców jest więcej niż jeden.
Nie należy zakładać, że cena podana za „akt 777” automatycznie obejmuje wszystkie potrzebne egzemplarze dokumentu. Właściciel mieszkania, najemca i urząd skarbowy mogą potrzebować własnych kopii lub wypisów, dlatego warto ustalić ich liczbę przed zakończeniem czynności.
Krok 5: odbiór wypisów i uporządkowanie dokumentacji
Po podpisaniu aktu strony otrzymują wypisy aktu notarialnego albo dokumenty wskazane przez kancelarię. Wypis jest urzędowym odpisem aktu i powinien być przechowywany razem z umową najmu oraz pozostałymi załącznikami.
Właściciel mieszkania powinien sprawdzić, czy jego komplet dokumentów obejmuje:
- podpisaną umowę najmu okazjonalnego;
- wypis aktu notarialnego najemcy;
- wskazanie lokalu zastępczego przez najemcę;
- zgodę osoby dysponującej lokalem zastępczym;
- ewentualne poświadczenie podpisu pod tą zgodą;
- protokół zdawczo-odbiorczy, gdy mieszkanie zostanie już wydane;
- potwierdzenie zgłoszenia umowy do właściwego urzędu skarbowego.
Dokumentów nie należy przechowywać wyłącznie w formie zdjęć w telefonie. Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie papierowej teczki oraz skanów zapisanych w bezpiecznym miejscu. Szczególnie ważne jest zachowanie wypisu aktu i potwierdzenia zgłoszenia umowy, ponieważ mogą być potrzebne po wielu miesiącach od podpisania dokumentów.
Co zrobić po wizycie u notariusza – krótka lista kontrolna
- Porównaj dane w wypisie aktu z podpisaną umową najmu.
- Dołącz do umowy wszystkie wymagane oświadczenia i zgody.
- Ustal z najemcą termin przekazania mieszkania oraz przygotuj protokół zdawczo-odbiorczy.
- Przy wydaniu lokalu spisz stany liczników, liczbę kluczy i stan wyposażenia.
- Zgłoś zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego w ustawowym terminie.
- Zachowaj potwierdzenie zgłoszenia razem z pozostałą dokumentacją.
Najważniejsze praktyczne ostrzeżenie: sam akt notarialny nie porządkuje całej umowy za strony. Jeżeli czynsz, termin wydania lokalu, zasady rozliczenia kaucji lub lista wyposażenia są niejasne, warto doprecyzować je w umowie i protokole. Najem okazjonalny jest skuteczny wtedy, gdy dokumenty tworzą spójny komplet, a nie wtedy, gdy strony dysponują wyłącznie podpisanym aktem notarialnym.
Najważniejsze wnioski
- Najem okazjonalny wymaga nie tylko aktu notarialnego, lecz także prawidłowej umowy, wymaganych załączników i zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego.
- Najemca wskazuje lokal zastępczy oraz składa oświadczenie o poddaniu się egzekucji i opróżnieniu wynajmowanego mieszkania.
- Właściciel lokalu zastępczego powinien wyrazić zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących.
- Najem okazjonalny nie uprawnia właściciela do samodzielnej eksmisji ani wymiany zamków.
- Przed wizytą u notariusza warto przygotować dane stron, dokładny adres mieszkania, projekt umowy i informacje dotyczące lokalu zastępczego.
- Ta forma najmu może być niepraktyczna dla osób, które nie mają możliwości wskazania lokalu zastępczego.
Pytania od czytelników
Czy przy dwóch najemcach jedno oświadczenie notarialne wystarczy?
Czy można wskazać jako lokal zastępczy mieszkanie należące do kilku współwłaścicieli?
Czy miejsce postojowe lub garaż trzeba opisać w dokumentach?
Czy numer księgi wieczystej jest zawsze potrzebny u notariusza?